Jaarverslag 2006

Inleiding
In het fokkerij nummer van februari 2006 is geschreven over het belang van een Historisch Archief Draf- en Rensport. "Zonder verleden geen heden!" De NDR werkt mee aan het creëren van een breder draagvlak en om de continuïteit en het functioneren van het Archief te verbeteren. Een voorlopige Commissie tot Bestuur Historisch Archief NDR -kortweg Archiefcommissie - is verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het Archief.
Bijgaand het verslag over de voortgang van de activiteiten in 2006 en informatie over doel, structuur en financiën. Ook de plannen voor het jaar 2007 worden geschetst.
De activiteiten het Historisch Archief worden verricht met financiële maar ook daadwerkelijke steun van:
1. Vereniging NDR
2. Duindigt
3. Stichting Behoud Drafsport/AEV "De Drafsport"
4. Vereniging van Fokkers van draverspaarden
5. Vrijwilligers, particulieren en sponsors

Reacties
Veel hartverwarmende reacties ontvangen. Het geeft aan dat mensen zich betrokken voelen. Deze reacties waarderen wij zeer en inspireren ons voor verdere uitvoering van de plannen. Hoewel wij ons - voorshands nog - moeten beperken tot het Historisch Archief biedt Mart Bakker als herinnering aan het verleden een oude speedcar (Franse sulky) aan, waarmee Willem Geersen met Hairos II grote successen heeft behaald. Ook een prachtige paardendeken van de Prijs der Giganten van 1987 wordt ons geschonken. Jammer genoeg moeten we ons, noodgedwongen, beperken en zorgen dat eerst het Archief goed van de grond komt. Een HALL OF FAME is nog toekomstmuziek! Uiteraard neemt de Archiefcommissie de giften graag in dank aan. We kiezen bewust voor een rustige opbouw en inrichting van het Archief. Voorkomen dient te worden dat het initiatief een fel brandend vuur is dat snel uitdooft. Gestreefd wordt lang te blijven bestaan.

Chronologisch overzicht activiteiten 2006
Op 14 februari wordt het archief van de Stichting Behoud Drafsport/AEV voorshands opgeslagen in de container achter de bungalow van de "Koninklijke".
Te Duindigt vindt op dinsdag 21 februari de eerste van een reeks besprekingen plaats van de Archiefcommissie. Gesproken wordt in het bijzonder over rechtsvorm, inrichtingsplanning en financiën. Een tweetal archiefleden gaat op onderzoek uit naar de beste én goedkoopste boekenstellingen. Voor het fokkerijnummer van Draf- & Rensport wordt een artikel over het Historisch Archief opgesteld.
In februari stelt het bestuur van de Vereniging NDR ons, met steun van Duindigt een archiefruimte van in totaal 70 m2 ter beschikking op de parterre onder de grote tribune. Deze ruimte moet gesplitst worden in een archiefruimte van 44 m2 en een werkruimte van 26 m2. Aangezien de ruimte niet voldoet aan de eisen (lekkages, losse leidingen, beschadigde vloer, etc.) informeren wij de NDR per brief van 24 februari over onze verbouwingsplannen en financiering inrichtingskosten.
Eind februari wordt, op basis van onze inrichtingseisen, een offerte uitgebracht door aannemersbedrijf Remevo. De verbouwing omvat het slopen en plaatsen van een tussenwand, het wegwerken van kabels, reparatie vloer, afwerken en waterdicht maken van de plafonds, het aanbrengen van gipswanden en isolatie met glaswol. Daarnaast nog het vernieuwen en verbeteren van roosters en lichtbakken. Kosten 10.120 euro, exclusief BTW. Na discussie over kosten BTW, meer offertes aanvragen, rol en relatie Duindigt en wie als opdrachtgever moet fungeren, geeft Duindigt op ons verzoek de opdracht tot verbouwing aan aannemersbedrijf Remevo. Door de zorg van Duindigt wordt een drietal brandblussers geplaatst, die regelmatig worden gecontroleerd.
Op 25 maart vindt in Wolvega overleg plaats tussen Bestuur Stichting Behoud Drafsport over steun aan het Archief en wordt de begroting 2006 overlegd. Tevens wordt gesproken over de mogelijkheid het Historisch Archief onder te brengen bij de Stichting, gelet op een aantal gemeenschappelijke doelstellingen. De inhoud van dit gesprek wordt schriftelijk vastgelegd in een brief van 9 april aan de Stichting.
In augustus 2006 stelt de Stichting - o.g.v. de door ons opgestelde aanvullende notitie met opstartbegroting - voorshands een bedrag van 5.000 euro beschikbaar aan de NDR ten behoeve van de inrichting van het Historisch Archief.
Eind augustus worden bij Block in Utrecht de metalen boekenstellingen besteld, die zullen worden afgeleverd op Duindigt.
De Vereniging van Fokkers van Draverspaarden steunt onze initiatieven met een start subsidie van 1.000 euro op basis van een in juni toegezonden aanvraag met bijgevoegde opstart- en jaarbegroting 2006.
Uit een laatste controle blijkt dat de lekkages in archiefruimte verholpen zijn. Op 5 september worden de boekenstellingen op Duindigt bezorgd en direct door bestuursleden en vrijwilligers in elkaar gezet.

Jan den Nijs, Yvonne van Schie en Cees de Moed
helpen met de stellingen in elkaar zetten.

De aan de NDR toegezonden rekening van 2.900 euro, exclusief BTW, wordt in opdracht van de Stichting betaald van de geschonken 5.000 euro. De Stichting meld 1 september dat zij ons ook in de toekomst financieel wil blijven steunen.
Vanaf september krijgen we steun van een ervaren bedrijfsarchivaris, die ons adviseert. Op 4 oktober overlegt de Archiefcommissie met de heer Milders over huurcontract, verzekering, inbraak- en brandpreventie, sleutelprocedure, verwarming en meubilair.
Op 1 oktober wordt op naam van " Historisch Archief NDR" een zakelijke Postbankgirorekening geopend onder nummer 2488133. De NDR is belast met de financiële controle.
De handen moeten uit de mouwen bij het overbrengen van de archieven van de "Koninklijke Harddraverij & Renvereniging" van de Bungalow naar het Archief. In dit archief treffen we o.a. aan handgeschreven notulen van vergaderingen uit de 19e eeuw. Ook de archieven van de Stichting worden overgebracht naar onze archiefruimte. Deze beide archieven zijn in het verslagjaar geïnventariseerd, maar moeten nog opgenomen worden in de computer. Het is de bedoeling dat boeken, tijdschriften, notulen, verslagen, video's, etc. een unieke codering krijgen waaruit blijkt: plaats in archief, eigenaar, land, taal en een kernachtige omschrijving van de inhoud. Aparte aandacht vraagt nog de opslag van foto 's, krantenartikelen en het omzetten van video 's en films op DVD. Ook het inbinden van tijdschriften wordt overwogen, mits betaalbaar. Met behulp van velen worden het NDR archief, bestaande uit 27 m3 verhuisdozen overgebracht van de opslagruimten aan de Binckhorstlaan naar Duindigt.Ook wordt een deel van het NDR-archief van de 1e etage van het tribunegebouw op Duindigt verplaatst naar het Archief.
In oktober 2006 overleggen we met NDR over de beste structuXir en organisatie van het Historisch Archief. Hoofd Integriteitzaken NDR, de heer Govers adviseert ons m.b.t een financieel verantwoorde opzet en over het gebruik van het meest geschikte computer systeem. Een geschonken goede tweede hands computer en een viertal tweedehands stoelen met tafels maken het mogelijk direct aan de slag te gaan. Besloten wordt het database programma Microsoft ACCESS te gebruiken. Ook de NDR werkt met dit programma. Een drietal veilige kachels wordt aangeschaft om de archiefruimte op ongeveer 14 graden te houden en te zorgen voor de juiste relatieve vochtigheid.
Begin november wordt gestart met het reinigen van de vele boeken, video 's, films en tijdschriften. Daarna krijgen ze een voorlopige plaats in de stellingen. Aan het eind van 2006 bezoekt het bestuur van de Vereniging Draf- en Rensport het Archief en neemt kennis van de vorderingen.

Voor een goed inzicht volgt hier nog informatie aan de hand van een aantal onderwerpen:

Plek
Ons bereikt ook het advies het Archief over te brengen naar een openbare archiefdienst bij Gemeente of Provincie of het Nationaal Archief in Den Haag. De kosten zijn lager of zelfs gratis en ook aan het raadplegen van de stukken zijn minimale kosten verbonden. Wij hebben gemeend in het belang van de sport hiertoe niet te beslissen. Wij achten de specifieke inbreng van deskundigen bij de inrichting van het Historisch Archief van wezenlijke betekenis voor de kwaliteit. Daarnaast zijn archieven het geheugen van de organisatie en hebben een cultuurhistorische waarde. De Archieven dragen bij tot het clubgevoelen kunnen de identiteit van de NDR versterken.

DOEL
Zie Doelstellingen (Submenu)

STRUCTUUR
Na uitvoerige discussie en onderzoek is besloten het Archief niet onder te brengen in de Stichting Behoud Drafsport, noch zelfstandig te gaan opereren. Besloten wordt, na overleg met NDR, het Historisch Archief te laten ressorteren onder de Vereniging NDR, aangezien ruim 80% van de archieven eigendom zijn van de NDR. Het Archief is onderdeel van de NDR, maar krijgt hierbinnen een duidelijke status en wordt vermeld in de statuten van de Vereniging. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden dienen nog duidelijk omschreven te worden. Hierdoor ontstaat voldoende vrijheid van handelen voor het Archief. Er wordt een financiële paragraaf opgesteld.

VOORLOPIGE COMMISSIE TOT BESTUUR
De Archiefcommissie doet haar werk met grote mate van zelfstandigheid direct onder verantwoordelijkheid van de NDR en brengt jaarlijks een verslag uit over de voortgang en legt tevens financiële verantwoording af. De Commissie verricht alle werkzaamheden zonder beloning en/of vergoeding. Ook worden geen reiskosten vergoed. De initiatiefnemers zijn de heren P.J.M, van Betten, H. Houtman, J.C.H. Huiberts, D. Minkema en J.C. den Nijs. De commissie komt in 2006 zes keer bijeen.

FINANCIËN
De NDR fungeert als opdrachtgever bij grote bestellingen en is eindverantwoordelijk voor het financiële beheer. Grote uitgaven verband houdende met ons Archief worden betaald door de NDR, uiteraard na goed vooroverleg op basis van een ingediende begroting. Voor donateurs en sponsoring beschikt het Archief sinds 1-10-2006 over een eigen gironummer 2488133, die ook gebruikt wordt voor kleine uitgaven, zoals inrichtingskosten en kantoorartikelen. Saldo Archiefgiro per 31-12-2006 bedraagt 928 euro. Van Betten en Huiberts zijn tekenbevoegd.

VESTIGINGSPLAATS
Het archief is gehuisvest op de Draf- en Renbaan Duindigt. De keuze is bepaald o.g.v. economische motieven en bereikbaarheid en beschikbaarheid van vrijwilligers.

COMPUTERPROGRAMMA
Voor een correcte opslag van gegevens en een goede toegankelijkheid van de gegevens is gekozen voor het gebruiksvriendelijke programma ACCESS.

VRIJWILLIGERS
De vrijwilligers zijn/worden op basis van kennis, kunde, betrouwbaarheid, nauwgezetheid en beschikbaarheid geselecteerd en ingezet. Ook zij ontvangen geen enkele vergoeding.
Wel worden de vrijwilligers - zo nodig - op kosten van het Historisch Archief aanvullend bijgeschoold.

ACTIEPLAN 2007:
- Opstellen Archiefplan: wat willen we precies bewaren en welke maatregelen moeten getroffen worden voor verbetering van het archiefbeheer
- Opstellen Huishoudelijk Reglement van Historisch Archief NDR in overleg met NDR
- Het laten schilderen van plafond en liftgedeelte
- Inrichten werkruimte Archief als kleine expositieruimte door plaatsen van een tweetal vitrines, ophangen schilderijen, posters, etc. en koelkast
- Officiële opening Historisch Archief op zondag 29 april 2007 om 11.30 uur; i.v.m. beperkte ruimte alleen voor genodigden
- Aanschaf 2e computer en kopieerapparaat
- Opnemen van alle archiefstukken met kernachtige omschrijving in de computer, met behulp van ACCESS; dit zal meer dan een jaar vergen en vraagt de aanschaf van een tweede computer en beschikbaarheid van meer vrijwilligers met kennis van het database programma uit Den Haag en directe omgeving; opname gegevens leidt tot toegankelijkheid en beschikbaarheid.
- Vervolmaken mancolijsten en dubbele stukken ruilen voor ontbrekend materiaal volgens een zorgvuldige procedure
- Overbrengen het "Prospero"-archief naar Duindigt
- Scannen van alle foto's en archiveren ervan; in 2007 wordt een scanner aangekocht
- Verwijdering "papiervijandige" materialen
- Inbinden of laten inbinden van tijdschriften

(Tot zover het uitvoerige Jaarverslag 2006, zoals toegezonden aan belanghebbenden, sponsoren en schenkers)